Styrelsens arbete

Skriv ut

Rottneros styrelse har fram till extra bolagsstämma den 11 november 2009 bestått av sex stämmovalda ledamöter utan suppleanter samt två ledamöter och två suppleanter utsedda av de anställda. Vid extra bolagsstämman beslutades att styrelsen ska bestå av fyra ledamöter och att två av de stämmovalda ledamöterna entledigades.

Verkställande direktören är inte ledamot av styrelsen men adjungeras till samtliga styrelsemöten, utom då utvärdering av styrelsens arbete och av verkställande direktören står på dagordningen. Även andra tjänstemän i bolaget deltar som föredragande alltefter behov. Bolagets ekonomi- och finansdirektör r sekreterare i styrelsen.

Oberoende

Enligt Börsens regelverk och Koden skall en majoritet av de bolagsstämmovalda ledamöterna vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen samt minst två av dessa ledamöter även vara oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare. Rottneros styrelse, både den fram till extra bolagsstämman den 11 november 2009 och den valda styrelsen därefter, har bedömts uppfylla Börsens och Kodens krav på oberoende, då de stämmovalda styrelseledamöterna bedömts vara oberoende såväl i förhållande till bolaget och bolagsledningen som till bolagets större aktieägare, med undantag för styrelseordföranden Rune Ingvarsson som är beroende av bolagets större aktieägare.

Styrelsens arbete och ansvar

Styrelsen övervakar verkställande direktörens arbete och ansvarar för att organisation, ledning och riktlinjer för bolagets medel är ändamålsenligt uppbyggda. Styrelsen ansvarar också för att bolaget är organiserat så att det finns en ändamålsenlig intern kontroll. Styrelsen ansvarar vidare för utveckling och uppföljning av bolagets strategier genom planer och mål, beslut om förvärv och avyttringar av verksamheter, större investeringar, tillsättningar och ersättningar i ledningen samt löpande uppföljning under året. Styrelsen fastställer budget och årsbokslut.

Styrelsens arbetsordning

Styrelsens arbete följer den särskilda arbetsordning som fastställts rörande arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören, mellan styrelsens olika utskott och inom styrelsen samt instruktion för den ekonomiska rapporteringen. I styrelsens arbetsordning ingår en särskild VD-instruktion. Konstituerande styrelsesammanträde hålls i omedelbar anslutning till årsstämman eller i omedelbar anslutning till extra bolagsstämma där ny styrelse valts. Dessutom sammanträder styrelsen vid fem ordinarie tillfällen per år och därutöver när ordföranden finner det lämpligt eller inom fjorton dagar efter att någon ledamot framställt yrkande därom. Under 2009 har 18 styrelsemöten hållits.

Styrelsens arbete följer en i förväg uppgjord plan med vissa fasta beslutspunkter under verksamhetsåret:

• I februari behandlas bokslutskommunikén, styrelsens rekommendation beträffande utdelning samt eventuell komplettering av budget och verksamhetsplan. Bolagets
revisorer rapporterar iakttagelser från revisionen.
• I slutet av februari behandlas den publika årsredovisningen.
• I april behandlas första kvartalets resultat samt översyn
av koncernens strategier.
• I juli och oktober behandlas resultatet för andra resp. tredje kvartalet. I oktober behandlas också investeringsplaner för nästkommande verksamhetsår.
• I december behandlas föreberedelser för årsbokslut samt godkännande av verksamhetsplan för nästkommande år.

Utöver ovanstående punkter har styrelsens arbete under 2009 bland annat haft fokus på:

• Åtgärdsprogram för att förbättra lönsamhet och kassaflöden.
• Genomförande av nyemission och förändrade villkor för Bolagets krediter.
• Planering för etableringen av en ny fabrik för produktion av CTMP-massa i Sydafrika.

Därutöver får styrelsen varje månad en rapport över bolagets resultat- och likviditetsutveckling. Behandling av övriga ärenden styrs av varje enskilt ärendes karaktär.